Många kunder vill fortfarande boka genom att ringa, även när det går att boka på nätet. Det går fort och känns tryggt. För dig som tar emot bokningen gäller det att samtalet blir kort, att rätt uppgifter kommer med och att kunden faktiskt dyker upp. Här är sju tips.
1. Ha kalendern framför dig
Det låter självklart, men många bokningar blir fel för att den som svarar inte ser kalendern. Då blir det dubbelbokningar, eller "jag ringer tillbaka och bekräftar", och då hinner kunden boka någon annanstans.
2. Erbjud två tider
Fråga inte "När passar det?". Erbjud två konkreta alternativ: "Jag har tisdag klockan nio eller torsdag klockan tre. Vilken passar bäst?" Det går snabbare, och kunden behöver inte gissa vad som är ledigt.
3. Fråga efter det du behöver, och inget mer
Bestäm i förväg vilka uppgifter en bokning kräver. Oftast räcker namn, telefonnummer och vad besöket gäller. Ibland behövs mer, som registreringsnummer på en verkstad eller adress för ett hembesök.
4. Upprepa bokningen
Avsluta med att säga tillbaka dag, tid och vad som är bokat. Det tar fem sekunder och fångar de flesta missförstånd.
5. Skicka en bekräftelse
Ett sms eller mejl med tid och adress gör att kunden har bokningen svart på vitt. Många bokningssystem kan skicka bekräftelser och påminnelser automatiskt.
6. Gör det lätt att avboka
Det låter bakvänt, men en kund som enkelt kan avboka gör det i stället för att inte dyka upp. Då hinner du ge tiden till någon annan. Berätta hur man avbokar när du bekräftar tiden.
7. Ta hand om samtalen du inte hinner svara på
Det bästa telefonmanuset hjälper inte om ingen svarar. Bokningar som inte blir av för att telefonen ringde mitt i ett annat jobb är ofta den största förlusten. Fundera på hur de samtalen ska tas om hand: en kollega, telefonpassning eller en AI-receptionist som bokar direkt i din kalender.
Se hur det fungerar för till exempel frisörer, skönhetssalonger och bilverkstäder.