I ett litet företag är det oftast samma personer som gör jobbet och svarar i telefon. Det fungerar tills telefonen ringer mitt i en kundträff, på en stege eller med händerna fulla. Då behövs någon, eller något, som tar samtalet åt dig. Det är det telefonpassning handlar om.
Vad är telefonpassning?
Telefonpassning betyder att någon annan svarar i ditt företags telefon när du inte kan. Samtalen kopplas vidare från ditt nummer, och den som svarar gör det i ditt företags namn. Efteråt får du veta vem som ringde och vad de ville.
Det finns i grunden tre sätt att lösa det:
- Telefonsvarare. Billigt och enkelt, men den som ringer får bara lämna ett meddelande, och alla vill inte det.
- Telefonpassning med människor. En receptionist hos en extern leverantör svarar, tar meddelanden och kan ibland boka tider.
- AI-receptionist. En röstassistent svarar, pratar med den som ringer, bokar tider och skickar en sammanfattning till dig.
Vad ska telefonpassningen klara?
Börja med att titta på dina samtal. Vad ringer folk om? För de flesta småföretag handlar det om ett fåtal saker:
- Boka, flytta eller avboka en tid.
- Frågor om öppettider, priser och var ni finns.
- Nya förfrågningar, som en offert eller ett uppdrag.
- Något som är akut och inte kan vänta.
Ju större del av samtalen som är av de tre första slagen, desto mer kan skötas utan att du själv behöver vara inblandad. Det akuta behöver i stället nå dig snabbt.
Det här ska du jämföra
När den svarar. Svarar tjänsten bara på kontorstid, eller även på kvällar och helger? Många kunder ringer när de själva har slutat jobba.
Om den kan boka. Att ta ett meddelande är bra. Att boka in kunden direkt i din kalender är bättre, eftersom kunden då inte hinner ringa någon annan.
Hur du får veta vad som hänt. Ett kort sms direkt efter samtalet är lättare att agera på än ett mejl i slutet av dagen eller en röstbrevlåda att lyssna av.
Hur akuta samtal hanteras. Kan samtal kopplas vidare till dig när det behövs? Får du veta vem som ringer innan du svarar?
Vad det kostar. Vissa tjänster tar betalt per samtal, andra per månad. Räkna på hur många samtal du får en vanlig vecka.
Hur dina kunders uppgifter hanteras. Samtal innehåller personuppgifter. Leverantören ska kunna berätta vad som sparas, var och hur länge.
Behöver jag byta nummer?
Nej. Nästan all telefonpassning bygger på att du vidarekopplar ditt befintliga nummer. Du kan välja att bara koppla vidare när du inte svarar eller när det är upptaget, så att du fortfarande tar de samtal du hinner med. Se våra guider för vidarekoppling för hur det går till hos din operatör.
Människa eller AI?
Det beror på vilka samtal du får. Om många samtal kräver mänskligt omdöme är en människa i luren svår att ersätta. Om de flesta handlar om bokningar och vanliga frågor kan en AI-receptionist ta dem direkt, dygnet runt. Vi har gjort en ärlig jämförelse av alternativen.