Telefonsvararen är ofta det första en ny kund hör från ditt företag. Ett otydligt eller långt meddelande gör att fler lägger på. Ett bra meddelande gör det lätt att lämna rätt uppgifter, så att du kan ringa tillbaka med ett svar direkt.
Det här ska finnas med
- Företagets namn, så att den som ringer vet att den kommit rätt.
- Varför du inte svarar, kort. "Vi är ute på uppdrag" räcker.
- Vad den som ringer ska säga: namn, nummer och vad det gäller.
- När du hör av dig, till exempel "inom en arbetsdag".
- Vad man gör om det är akut, om det finns ett annat sätt att nå er.
Håll det kort
Sikta på under 20 sekunder. Skriv ner meddelandet och läs det högt innan du spelar in. Spela in i ett tyst rum och prata lite långsammare än vanligt.
Exempel
Hantverkare
Hej, du har ringt Ek & Son Rör. Vi är ute på jobb just nu. Lämna ditt namn, nummer och vad det gäller, så ringer vi tillbaka i dag. Har du en vattenläcka, säg det i början av meddelandet.
Frisör
Hej och välkommen till Salong Lugn. Vi står med kunder och kan inte svara. Du kan boka tid på vår webbplats, eller lämna namn och nummer så ringer vi upp.
Redovisningsbyrå
Du har ringt Lindqvist Redovisning. Vi sitter i möte eller med ett bokslut. Lämna ditt namn, bolagets namn och vad frågan gäller, så återkommer vi inom en arbetsdag.
Vanliga misstag
- För långa hälsningar. Den som ringer vill komma till saken.
- Gamla uppgifter. Ett meddelande om semester i juli som ligger kvar i september.
- Inget besked om när du hör av dig. Det gör det lättare att ringa någon annan.
- Ingen plan för det akuta. En kund med ett akut problem lämnar inte ett meddelande och väntar.
När räcker inte en telefonsvarare?
Även med ett bra meddelande lägger en del på i stället för att prata in något. Om du märker att du får många missade samtal men få meddelanden kan det vara värt att låta någon svara på riktigt. Läs mer om vad ett missat samtal kostar och om alternativen till telefonsvarare.